Ofisim İK uygulamasında eğitim oluşturmak için öncelikle “Eğitim Kataloğu” modülüne gidilir ve “Yeni Eğitim” butonuna tıklanır. Açılan ekranda ilgili alanlar doldurulur ve daha sonra form kaydedilerek yeni eğitim oluşturulur.

Eğitime ait eğitim sınıfı, katılımcılar, eğitim içeriği, eğitim süresi vb. diğer detaylar “Eğitimler” modülü yardımıyla sisteme kaydedilir. Genel sekmesi yardımıyla detay bilgiler eklenir, Katılımcılar sekmesi yardımıyla ise oluşturulan eğitime çalışanların katılımı gerçekleştirilir.

Önemli Bilgi : Kendilerine eğitim atanan çalışanlar, bu modülü uygulama içerisinde “Eğitimlerim” ismiyle görürler ve bu ekrandan kendilerine ait eğitimleri listelerler.

Çalışanlara ait masraf süreçleri, Ofisim İK uygulamasıyla detaylı olarak takip edilebilmektedir. Çalışanlar, “Masraflarım” modülünde yer alan “Yeni Masraf” butonuna tıkladıktan sonra açılan ekranda masraf dönemine ait yıl ve ay seçerek genel masraf formu girişini yaparlar.

Daha sonra ekrana gelen form üzerinde yer alan Masraf Kalemleri sekmesi yardımıyla harcama detaylarını sisteme kaydederler.

Genel masraf formuna ait tüm harcama kalemlerini eklendikten sonra “Onaya Gönder” butonu yardımıyla ilgili genel masraf formunu İK Yöneticisi’ne onaya gönderirler.

Bu aşamadan sonra Yöneticiye, çalışanın masraf talebine ilişkin e-posta bilgilendirmesi gider. Yönetici onayının ardından masraf kaydı finans departmanının onayına düşer.

Ofisim İK uygulamasında, İnsan Kaynakları ekibi, yöneticiler ve çalışanlar izin süreçlerini yönetebilir ve takip edebilirler.

Çalışanlar, “İzinlerim” modülünde geçmişte kullandıkları izinleri görüntülerler ve ayrıca bu ekran yardımıyla yeni izin talebinde bulunurlar.

İzin talebinde bulunmak için “Yeni İzin” butonuna tıklanır ve daha sonra açılan ekranda izin türü ve izin tarih aralığı seçilerek izin girişi yapılır. Bu ekranda ayrıca çalışana ait “Kalan İzin Hakkı” bilgisi de görülmektedir.

İzin formu kaydedildikten sonra, izin talebi otomatik olarak sistem tarafından yönetici onayına gönderilir. Ayrıca eş zamanlı olarak yöneticiye, çalışanın izin talebine ilişkin e-posta bilgilendirmesi gider.

Bu aşamadan sonra Yöneticiler ve İnsan kaynakları ekibi, “İzinler”modülüne girerek ya da Pano üzerinden “Benden Onay Bekleyen İzinler” liste görünümünü seçerler ve ilgili izin talebini görüntüleyerek onaylarlar. İzin talebi öncelikle çalışanın yöneticisi tarafından ve ardından insan kaynakları ekibince onaylanır.

Önemli Not : Çalışanların “İzinler” modülü üzerinden izin girişi yapabilmeleri için İnsan Kaynakları yöneticileri, “Çalışanlar” modülünde ilgili çalışan kaydına girerek ve “Kayıt Sahibi” alanını güncelleyerek Çalışan’ı kayıt sahibi olarak belirlemeliler. İzin talebinin yönetici onayına gitmesi için “Çalışanlar” modülünde ilgili Çalışan’ın Yönetici alanına giriş yapılmış olmalıdır.

Önemli Not-2 : Ofisim İK uygulamasında “İzin Türleri” ekranında standart türler tanımlanmıştır. Bu tanımlamaların dışında şirketinize ait başka bir izin türü varsa “Yeni İzin Türü” butonu yardımıyla konfigüratif olarak tanımlama yapabilirsiniz.

Ofisim İK uygulamasında yer alan “Zimmetler” modülü sayesinde personele tahsis edilen eşyalar kayıt altına alınır ve takibi sağlanır.

Zimmetler modülünde yer alan “Yeni Zimmet” butonuna tıklanarak yeni bir zimmet kaydı oluşturulur.

Açılan ekranda zimmet kaydının yapılacağı çalışan, eşya ve teslim tarihi seçilir.

Zimmet kaydı tamamlandıktan sonra, PDF/Word formatında zimmet formunun çıktısı sistemden alınabilir.

Çalışanlar, kendilerine zimmetli olan eşyaları “Zimmetler” modülünden takip edebilirler.

Çalışanlar zimmetli eşyaları şirkete teslim ederken, İnsan Kaynakları Yöneticileri Zimmetler modülünde yer alan “Şirkete  Teslim Edildi mi?” alanı güncelleyerek kaydı kapatırlar.

Çalışanlar, bir proje ya da görevde ne kadar süre çalıştıklarını belirtmek için bu modül üzerinden zaman çizelgelerini eklerler.

Bir çalışan, belirlediği güne dair saatlik çalışma bilgisi gireceği zaman menüde yer alan “Zaman Çizelgem” modülüne tıkladıktan sonra ilgili hafta ve günü seçer. Daha sonra “+” butonuna basar ve önüne “Yeni Zaman Çizelgesi Maddesi” ekranı gelir. Burada çalışma saatini, ilgili faliyet ve projesini seçerek çalışmasını kaydeder.

Haftalık çalışma çizelgesi doldurulduktan sonra manuel olarak yönetici onayına gönderilir.

Yöneticiler “kendilerinden onay bekleyen çalışma çizelgelerini” liste görünümünden filtreleyerek hızlıca erişirler.  Daha sonra ilgili zaman çizelgesini onaylarlar ya da reddederler.

Önemli Bilgi : Yöneticiye giden zaman çizelgesi onay talepleri için sistem tarafından e-posta gönderilir.

Ofisim İK uygulamasıyla tüm çalışanlara çok hızlı ve pratik bir şekilde toplu e-mail veya toplu sms atılabilmektedir. Bunun için “Çalışanlar” modülüne gidilir, bütün çalışanlara e-mail veya sms atılacaksa listeden tüm çalışanlar seçilir. Veya istenilen filtrelemeler yapılarak ekrandaki çalışanlar seçilir ve ilgili kayıtlara gönderim yapılır.

Önemli Bilgi : E-posta ve sms gönderimleri için sistem üzerindeki ayarların yapılmış olması gerekmektedir.

Bunun için “Ayarlar > Sistem Ayarları > Mesajlaşma” bölümünde “E-posta ayarları ve SMS ayarları” güncellenmelidir.