Henüz satış ya da teklif aşamasına geçilmeyen kontak listesi Müşteri Adayları modülü üzerinden yönetilmektedir. Bir anlamda müşteri adayları pazarlama listesi gibi düşünülebilir.
Müşteri Adayları ekranında yer alan bir kaydı Firmalar modülüne taşımak için öncelikle Müşteri Adayı modülüne gidilir, ilgili kayda tıklanır.
Daha sonra kaydın içerisinde yer alan “Dönüştür” butonuna tıklanır.
“Müşteri Adayı Dönüştür” ekranında, oluşacak olan Firma kaydına ait “Firma” ve “Kişi” bilgileri görülmektedir. Burada ayrıca istenilirse oluşacak olan firma kaydı için aynı zamanda bir fırsat oluşturulabilir.
Dönüştürme işlemi tamamlandığında Firma kaydı ve ilgili Kişi sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur.
Ofisim CRM uygulamasında satışlara ait tahsilatlar nasıl takip edilir?
Tahsilat yapılacak müşteri “Firmalar” modülü üzerinden seçilir.
İlgili firma kartındaki “Cari Hareketler” sekmesinde yer alan “Yeni Tahsilat” butonuna tıklanır.
Açılan ekranda gerekli bilgiler doldurulur ve ödeme tipi seçilerek tahsilat kaydedilir.
Kaydedilen tahsilatlar, firma kartları üzerinde yer alan “Cari Hareketler” sekmesinde ve ayrıca ana menüde yer alan “Cari Hareketler” modülünde listelenir.
Önemli Bilgi : Ödeme tipi olarak “Çek” ve “Senet” seçildiği zaman tahsilat ekranında “Vade” ve “Ödendi” seçenekleri ekrana gelir. “Vade” alanında çek veya senede ait vade tarihi girilmelidir. “Ödendi” alanında ise çek veya senedin vadesi geldiği zaman tahsil durumu takip edilmelidir.
Vadesi geçmiş ve durumu ödendi halini almamış tahsilatlar ana menüde yer alan “Cari Hareketler” modülünde “Vadesi Geçmiş Tahsilatlar” liste görünümünde gösterilmektedir.
Önemli Bilgi-2 : Müşterilerinize ait anlık bakiyeler ilgili firma kartının içerisinde yer alan genel sekmesinde görüntülenir.
Ofisim CRM uygulamasında satın almalara ait ödemeler nasıl takip edilir?
Ödeme yapılacak firma “Tedarikçiler” modülü üzerinden seçilir.
İlgili tedarikçi kartındaki “Cari Hareketler” sekmesinde yer alan “Yeni Ödeme” butonuna tıklanır.
Açılan ekranda gerekli bilgiler doldurulur ve ödeme tipi seçilerek ödeme kaydedilir.
Kaydedilen ödemeler, tedarikçi kartları üzerinde yer alan “Cari Hareketler” sekmesinde ve ayrıca ana menüde yer alan “Cari Hareketler” modülünde görüntülenir.
Önemli Bilgi : Ödeme tipi olarak “Çek” ve “Senet” seçildiği zaman ödeme ekranında “Vade” ve “Ödendi” seçenekleri ekrana gelir. “Vade” alanında çek veya senede ait vade tarihi girilmelidir. “Ödendi” alanında ise çek veya senedin vadesi geldiği zaman ödeme durumu takip edilmelidir.
Vadesi geçmiş ve durumu ödendi halini almamış ödemeler ana menüde yer alan “Cari Hareketler” modülünde “Vadesi Geçmiş Ödemeler” liste görünümünde gösterilmektedir.
Bir teklif siparişe nasıl dönüştürülür?
Mevcut bir teklifi bir sonraki aşama olan siparişe dönüştürmek için öncelikle Teklifler modülüne gidilir, ilgili kayda tıklanır.
Daha sonra kaydın içerisinde yer alan “Dönüştür” butonuna tıklanır.
“Teklif Dönüştür” ekranında, oluşacak olan Sipariş kaydına ait “Sipariş Aşama” bilgisi görülmektedir. Aşama seçildikten sonra “Dönüştür” butonu yardımıyla Sipariş oluşturma süreci tamamlanır.
LİSTE GÖRÜNÜMÜ NEDİR VE NASIL KULLANILIR?
Ofisim CRM uygulamasındaki modüllerin liste ekranında yer alan kayıtlar ihtiyacınıza göre verdiğiniz filtreler doğrultusunda çeşitli liste görünümlerine göre gösterilebilir.
Örneğin, Kişiler modülü içerisinde “Bugün Doğum Günü Olan Kişiler ” liste görünümünü oluşturmak için, imleç “Tüm Kişiler” liste görünümünün üzerine getirilir ve “Oluştur” butonu ekranda belirir.
Butona tıkladıktan sonra açılan ekranda, oluşturulmak istenen liste görünümünün ismi girilir ve liste ekranında görünmesi istenen alanlar ve sıraları seçilir.
Önemli Bilgi : Liste görünümü oluştururken “Kullanılabilir Alanlar” kısmında seçilebilecek olan alanlar, özelleştirme kısmında ilgili modülün içerisinde yer alan ve alan güncelleme kısmında görünürlük alanında değer olarak “liste” seçilenlerdir.
Daha sonra “Filtre Kriterleri” kısmından oluşturulmak istenen liste görünümüne ait filtreler kaydedilir.
Bu kısımda seçilen 2 veya daha çok şartın aynı anda devreye girmesi isteniyorsa “Filtre Şablonu” kısmına “1 ve 2” ibaresi yazılır. 2 veya daha çok şart birlikte devreye girmeyecekse o zaman “1 veya 2” ibaresi yazılır.
Aşağıdaki örnekte 2 şartın aynı anda çalışması gerektiği için filtre şablonu kısmına “1 ve 2” yazılmalıdır.
Son olarak oluşturulan liste görünümünün, sistem içerisinde hangi kullanıcılar tarafından görüntüleneceği belirtilir.
Önemli Bilgi-2 : Yeni oluşturulan liste görünümü bütün profillerde görünür fakat yine profiller kendi yetkileri doğrultusundaki kayıtları görürler, bütün kayıtlar açılmaz.
Firmalara veya müşteri adaylarına toplu e-mail ve toplu sms nasıl atılır?
Ofisim CRM uygulamasıyla firmalara/müşteri adaylarına çok hızlı ve pratik bir şekilde toplu e-mail veya toplu sms atılabilmektedir. Bunun için “Firmalar” modülüne gidilir, bütün firmalara e-mail veya sms atılacaksa listeden tüm firmalar seçilir. Veya istenilen filtrelemeler yapılarak ekrandaki firmalar seçilir ve ilgili kayıtlara gönderim yapılır.
Önemli Bilgi : E-posta ve sms gönderimleri için sistem üzerindeki ayarların yapılmış olması gerekmektedir.
Bunun için “Ayarlar > Sistem Ayarları > Mesajlaşma” bölümünde “E-posta ayarları ve SMS ayarları” güncellenmelidir.
Bir ürüne ait stok giriş-çıkış hareketleri nasıl yapılır?
Ürünler/Hizmetler modülünde ilgili ürün seçilir.
Daha sonra ürün kartının üzerinde yer alan “Stok Hareketleri” sekmesinde “Yeni Stok Hareketi” butonuna tıklanır.
Açılan ekranda “Stok Giriş-Stok Çıkış-İade” işlem tiplerinden ihtiyaç duyulan seçilir ve diğer alanlara da veri girdikten sonra kaydedilir.
Stok hareketleri gerçekleşen ürünün anlık miktarı Ürünler/Hizmetler modülü genel sekmesi altında yer alan “Stok Bilgileri” kısmından görülebilir.
Aktif olarak kullanılmayan firmalar ve ürünler/hizmetler, Ofisim CRM üzerinde nasıl kullanım dışı bırakılır?
Ofisim CRM uygulamasında bulunan Firmalar, Tedarikçiler ve Ürünler/Hizmetler modülleri sistemin temelini oluşturan ana kartlardır. Teklifler, siparişler, stok hareketleri, cari hareketler vb. kayıtlar sistem üzerinde bulunan bu ana kartlarla eşleşmektedir.
Geçmişte iş yaptığınız firmanız veya tedarikçinizle artık ticari ilişkiniz kalmadı ve bu firmaların teklif, sipariş vb. gibi kayıtlara gelmesini istemiyorsunuz. Bu durumda ilgili modülün içerisinde bulunan “Aktif Firma” seçeneğini “Hayır” ‘a çekmeniz gerekmektedir. Tedarikçiler ve Ürünler/Hizmetler için de aynı durum geçerlidir.
Herhangi bir modülün liste ekranında detaylı filtreleme nasıl yapılır?
Ofisim CRM uygulamasında ihtiyaca yönelik olarak, pratik ve hızlı şekilde detaylı filtrelemeler yapmak mümkündür.
Örneğin Firmalar modülündeki kayıtlar içerisinden, turizm sektöründe faaliyet gösteren ve bakiyesi eksi durumda olanlar filtrelenmek isteniyor. Bunun için Firmalar modülü liste ekranındaki “Filtrele” butonuna tıklanır.
Daha sonra açılan detaylı filtreleme kısmında “Sektör = Turizm Konaklama” ve “Bakiye < 0” filtreleri oluşturulur ve “Ara” butonuna basılır. Bu işlemin ardından istenilen kayıtlar ekranda görüntülenir.
Seçim listesi türündeki veri alanlarına yeni değer nasıl eklenir?
Ofisim CRM esnek özelleştirme kabiliyetleri sayesinde bir çok özelliği hızlı ve kolay uygulanabilir şekilde sunmaktadır. Bunlardan bir tanesi de herhangi bir modülün içerisinde yer alan seçim listesi türündeki bir alanına yeni değer eklenmesidir.
Örneğin Kişiler modülündeki “Müşteri Adayı Kaynağı” veri alanına “Dış Arama” seçimi eklenmek isteniyor. Bu durumda Kişiler modülü liste ekranında “Yeni Kişi” butonuna tıklanır.
Daha sonra açılan ekranda “Form Düzenle” butonuna tıklanır ve özelleştirme ekranına girilir.
Özelleştirme ekranında “Müşteri Adayı Kaynağı” veri alanının yanındaki “Düzenle” butonuna tıklanır.
Açılan ekranda “Seçim Listesi Düzenle” butonuna tıklanır.
“Yeni Seçim Listesi” ekranında “Yeni Seçenek” butonuna tıklanır ve “Dış Arama” değeri girildikten sonra “Kaydet ve Seç” butonuna basılarak süreç sonlandırılır. Artık Kişiler modülünde yer alan “Müşteri Adayı Kaynağı” veri alanına seçim değeri olarak “Dış Arama” seçeneği de gelecektir.
